Management  Cockpit หรือ MC  คืออะไร

ดร.วีระเดช  เชื้อนาม

กลุ่มพัฒนาระบบบริหาร

สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน

 

 

 

Management  Cockpit  เกิดจากแนวคิดของศัลยแพทย์สมองและนักบินสมัครเล่นชื่อ George Practick ซึ่งมีความเชื่อว่า สมองของมนุษย์   เป็นปัจจัยที่สำคัญในการเพิ่มศักยภาพของมนุษย์  และสามารถปรับสภาพการทำงานตามสิ่งแวดล้อมได้แต่มีจุดอ่อนคือ มีความทรงจำระยะสั้น   ดังนั้น MC  จึงเป็นแนวทางหนึ่งที่จะช่วยในการสร้างศักยภาพของสมองให้สามารถมีความทรงจำได้ในระยะยาว Practick ได้นิยามความหมายของManagement Cockpit ไว้ดังนี้

 

 

 

MC เป็นการนำเสนอ outcome ให้ผู้บริหารได้ตัดสินใจ

MC  เป็นเครื่องมือควบคุมกลยุทธ์ซึ่งใช้ในภาคธุรกิจ   เป็นหนึ่งใน  4 ของความรับผิดชอบของผู้บริหารที่จะต้องทำควบคุมรวมกับการวางแผนการบริหารการจัดการทำงาน  และการแนะนำงานให้ผู้อื่นทราบ

MC  เป็นตัวช่วยกำกับกิจกรรมการทำงานให้เป็นไปตามมาตรฐานและวัตถุประสงค์ที่เราได้กำหนดไว้

MC  เป็นเหมือนผู้ช่วยนักบิน   ในการทำงานมากมากกว่าที่จะเป็นตำรวจคอยตรวจตราหรือคอยรับผิดคนในองค์กร

MC     เป็นเครื่องมือควบคุมการบริหาร เรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะทั้งนี้เป็นเพราะว่าการจะบ่งบอกความเคลื่อนไหวอยู่เสมอ

 MC  จะเป็นสัญญาณเตือน ,บ่งชี้ขั้นต้นก่อนที่ผลงานจะตกต่ำเพราะ MC    จะใช้มาตรฐานวัดผลงาน  ที่จะเลื่อนระดับ  6-9   เดือน  ก่อนที่ผลงานจะตกต่ำ

MC ช่วยควบคุมผลของการตัดสินใจที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ซึ่งมีความยากกว่าการพยากรณ์

 

MC จะนำเสนอข้อมูลการสารสนเทศ  ซึ่งเป็นมากกว่าการนำเสนอแฟ้ม หรือข้อมูลดิบ ในจอคอมพิวเตอร์ ซึ่งมักจะเป็นอันตรายเพราะข้อมูลดิบนั้นมักจะไม่สามารถ  เชื่อถือได้    แต่สารสนเทศ MC จะนำเสนอในลักษณะกราฟิกตามIndicator ซึ่งมีระดับความหน้าเชื่อถือคือแตกต่างกันเปรียบเหมือนโรงแรมหรือร้านอาหารที่แตกต่างกัน ตามระดับของสัญลักษณ์ เช่น โรงแรมระดับ  5 ดาว สารสนเทศ มีความน่าเชื่อถือกว่าโรงแรม  1 ดาวหรือ 2 ดาว นอกจากนี้ MC ช่วยผู้บริหารควบคุมการทำงาน เพื่อ  ลดความผิดพลาดโดย MC จะตรวจสอบความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วโดยเฉพาะความต้องการจากลูกค้า , การเงิน, การตลาดของคู่แข่ง นอกจากนี้ยังได้ให้สารสนเทศเกี่ยวกับกิจกรรมที่ไม่สามารถวัดได้จากระบบวัดผลแบบเดิม เช่น ค่านิยม ความพึงพอใจของลูกค้า ความจงรักภักดี  และคุณภาพของบุคลากร โดยตรวจสอบความผิดปกติที่เกิดขึ้นในระยะแรก ๆ  เช่น ผลผลิต  และการให้บริการ,ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น, การเพิ่มขึ้นของการหมุนเวียนในพนักงานบางกลุ่ม,การทำงานที่ล่าช้าดีกว่าที่กำหนดส่ง,การลดการส่งของจากลูกค้า    MC สามารถวัดได้ทั้งตัวชี้วัดทางด้านการเงินซึ่งมีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลาและผลที่เกิดขึ้นที่ไม่ใช่ทางด้านการเงิน MC  จะอำนวย ความสะดวก และชี้แนะทางเลือกที่จะนำไปสู่มาตรฐาน และวัตถุประสงค์   และสร้างกรอบการวัดผลงาน ลดความจำเป็นในการควบคุม : เก็บข้อมูล/

ทำงานโดยปราศจากความขัดแย้ง   เช่น การเงินตามผลงาน เป็นการลดการควบคุมการ  มาทำงาน, การกำหนดภารงานจากตัวชี้วัดผลงาน เป็นการลดความจำเป็นในการกำหนดการควบคุม "การตัดสินใจที่ดี"

 

การจัดทำห้อง MC

ควรเป็นห้องประชุมขนาดกระทัดรัดมีผู้บริหารมีความเข้าใจร่วมกัน โดยอาจจะเริ่มเปิดดูกราฟิก แต่ละบอร์ดซึ่งในการออกแบบ KPI แต่ละตัวจะต้องมีความเชื่อมโยงกันอธิบายในเชิงเหตุและผลได้     การใช้กราฟิกเสนอเพื่อให้จดจำได้ง่าย ภายใน MC นั้นนำเสนอโดยกราฟิก รูปแบบต่าง ๆ บนผนังสีต่าง ๆ ในห้องประชุมขนาด 8-12 คน ขนาด 6x8 เมตร ในแต่ละผนังประกอบไปด้วยคำถาม KPI  เช่น ขวัญกำลังใจ อัตราการลาต่อครั้ง   กราฟฟิกรูปแบบต่าง ๆ  Hot news ข้อมูลเชิงประจักษ์และแหล่งข้อมูล นอกจากนี้ ผนังในแต่ละด้านต้องแบ่งเป็นกรอบหรือกล่อง หรือหน้าต่างไม่เกิน  6 เพราะ แนวคิดที่ว่ามนุษย์จะรับรู้ในสิ่งต่างๆ ได้ ไม่เกิน 6 ภาพ    และถ้ามีภาพที่  7 จะทำให้ภาพที่ 1 ถูกลืมในการใช้ผนังเพื่อนำเสนอสารสนเทศ ควรเปิดทีละ ไม่จำเป็นต้องเปิดพร้อมกันหมด เพื่อสร้างความสนใจหรือสร้างจุดสนใจร่วมกันของผู้บริหาร   สาเหตุที่ต้องนำเสนอข้อมูลขึ้นบนผนัง เพราะมีความเชื่อว่ามนุษย์มีความจำระยะสั้นถ้าเปิดครั้งละ Frame  ตามหน้าจอ (screen) จะทำให้ลืมสาระสำคัญในจอที่เปิดผ่านมา  นอกจากนี้การนำเสนอผังจะทำให้ทุกคนมีความสนใจร่วมกันแทนที่ต่างคนต่างเปิดหน้าจอ ผู้บริหารจะเห็นความเชื่อมโยงระหว่าง  KPIมากกว่าจะเปิดทีละหน้าจอซึ่งไม่มีความเชื่อมโยงการที่จัดทำเป็นห้องที่ Static (นำเสนอภาพนิ่งไม่มีความเคลื่อนไหวของข้อมูลอย่างต่อเนื่อง)เพราะข้อมูลจาก Monitor มีความเคลื่อนไหวบ่อย ๆ ไม่นิ่ง คือ กรณีตลาดหุ้นทำให้ผู้บริหารตัดสินใจยากและจำข้อมูลไม่ได้

 

MC  officier

การพัฒนาMC ให้ความสำคัญในการเลือกKPI ที่สำคัญมาทำ ดังนั้นต้องมีการสร้างทีมเพื่อขับเคลื่อนองค์กรและเลือก KPI ในรูปของคณะกรรมการร่วมกันจากหลายฝ่ายและควรมีเจ้าหน้าที่ประจำซึ่งมีความรู้ ด้าน BSC  KPI  และ ITซึ่งเรียกว่า  MC  officier ซึ่งต้องเป็นผู้ที่รู้ข้อมูลต่างๆ  สามารถตอบคำถามผู้บริหารได้ทุกเรื่องที่เกี่ยวกับ KPI        นอกจากนี้ยังต้องรู้ระบบฐานข้อมูล  สามารถนำเสนอข้อมูลได้  และเป็นผู้ที่สามารถกลั่นกรองข้อมูลได้  ต้องรู้ด้วยว่าข้อมูลมาจากแหล่งใด  / หน่วยงานใด  รู้วิธีการเรียกใช้ข้อมูล รวมทั้งสามารถกำหนดการเรียกดูโดยอัตโนมัติ หรือกำหนดระบบกรอกข้อมูลให้ฝ่ายต่างๆ ตามตัวชี้วัดที่กำหนดการใช้ MC  ให้ได้ผลควรมีการประชุมทุกเดือนหรือ  2 สัปดาห์ แล้วแต่เรื่อง และข้อมูลที่จะเปลี่ยนไปตามวาระการประชุมทุกครั้งโดยข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ โดยมีขั้นตอนที่จะนำไปสู่การปฎิบัติดังต่อไปนี้

 

1 กำหนดมาตรฐานและวัตถุประสงค์มาตรฐาน  คือ   เกณฑ์ที่คาดหวัง เพื่อใช้ในการประเมินผลงาน  เช่น  คุณภาพขั้นต่ำของผลิตภัณฑ์, จำนวนเวลาที่ใช้น้อยที่สุด  ในการทำงานเกณฑ์จะช่วยให้เข้าใจ ภารกิจ และแนวทางพิจารณา

2 วัดผลงาน   ผลงานที่วัดนั้นต้องเป็นผลงานเชิงประจักษ์ สอดคล้องกับวัตถุประสงค ์บ่งบอกข้อจำกัด, มีการอ้างอิง  (มีข้อมูลพื้นฐาน, มีการเทียบเคียงทั้งภายในและภายนอก)  ในการเก็บรวบรวมข้อมูลตามตัวชี้วัดผลงานอาจจะวัดผลจากการรายงาน  ตามตัวบ่งชี้ เช่นตัวบ่งชี้ขององค์กรที่กำหนดว่า  "เวลาที่ใช้ในการเพิ่มตำแหน่งขององค์กร" การตรวจสอบสถานภาพการแข่งขันขององค์กร  และตรวจสอบผลงานของหน่วยพัฒนาบุคลากร การตรวจสอบจะได้รับข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย และความรวดเร็วในการทำงาน ผลของตัวชี้วัดผลงาน  จะแสดงไว้ที่ผนังด้านที่ดำ, ตัวชี้วัดกิจกรรมจะอยู่ที่ผนังด้านสีฟ้า และ แดง

3 กำหนดประเด็นหรือคำถามแล้วเพื่อนำไปสู่การนำเสนอสารสนเทศ ในขั้นตอนนี้ผู้บริหารจำเป็นต้องเลือกสิ่งที่จะต้องควบคุมหรือสิ่งที่ไม่ต้องควบคุมเพราะเราไม่สามารถตรวจสอบทุกสิ่งทุกอย่างได้ ทั้งนี้เนื่องจากการเก็บข้อมูลทุกอย่างมีราคาแพงและบางครั้งอาจจะไม่ได้รับความสะดวกและการยอมรับจาก เจ้าหน้าที่เทคนิควิธีหนึ่งที่ช่วยในการกำหนดประเด็น เพื่อควบคุมกำกับการทำงานตามตัวชี้วัด คือ การใช้ Small  Labal ซึ่งเป็นตัวช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของตัวชี้วัดเช่น มิติด้านการจัดการทางการเงิน Small   label อาจจะถามนำว่า  ว่า เราได้ลดต้นทุนหรือไม่ ดังนั้น ตัวชี้วัดจะเป็นเรื่อง ต้นทุนค่าใช้จ่าย สาเหตุต้องมีคำถามนำทั้งนี้ เพราะผู้บริหารมักจะมีคำถามถามตัวเองอยู่ตลอดเวลาผลงานเป็นอย่างไร คำตอบมักจะเป็นนามธรรม แต่กราฟิกแต่ละผนังในMC จะเป็นตัวช่วยตอบคำถามให้มีความชัดเจนมากขึ้น

4 เลือก Indicator อาจจะเลือกจาก สิ่งที่เคยมีอยู่แล้วหรือให้บุคคลเหล่านี้เป็นผู้ช่วยเลือก คือ นักการเงิน และนักบริหารจัดการ เลือกโดยเลือกตัวชี้วัดโดยยึดวัตถุประสงค์เป็นหลัก  นอกจากนี้สามารถเลือก โดยให้ที่ปรึกษาซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน  Balance Scorecard  เป็นผู้เลือก

5  นำเสนอผลการวัดและตรวจสอบในรูปกราฟิกต่าง ๆ ตามผนังที่ได้ออกแบบไว้ ทั้งนี้เพื่อเป็นการควบคุมกำกับติดตามงานตามยุทธศาสตร์องค์กรโดยมีหลักการออกแบบดังต่อไปนี้

 

ผนังสีดำ   เป็นการระบุตำแหน่งยุทธศาสตร์และผลงานการดำเนินยุทธศาสตร์

ผนังสีแดง เป็นการตรวจสอบปัจจัยที่สำคัญในสิ่งแวดล้อม

ผนังสีขาว เป็นการตรวจสอบโครงการที่มีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลง